سیستم مدیریت پورتال پایگاه خبری نشاط شهر

🔷️مقدمه

هدف از این طرح، ایجاد یک سازوکار کارآمد و شفاف برای جمع‌آوری، بررسی و پیگیری مطالبات شهروندان در شورای شهر بهار است. با توجه به اهمیت مشارکت شهروندی در تصمیم‌گیری‌های شهری و محدودیت‌های بودجه‌ای، این طرح بر همکاری نزدیک دبیرخانه با کمیسیون‌های تخصصی شورای شهر، به‌ویژه کمیسیون‌های ماده ۵، ۷، ۹، ۵۵، ۷۷، ۹۹ و ۱۰۰، و همچنین شورا‌یاران تخصصی تاکید دارد.

۱. ساختار و وظایف دبیرخانه

1.1 واحد جمع‌آوری و ثبت مطالبات:  جمع‌آوری مطالبات شهروندان از طریق سامانه الکترونیکی، تلفن، مراجعه حضوری و یا از طریق شورا‌یاران. ثبت دقیق اطلاعات هر یک از مطالبات در سامانه جامع الکترونیکی و اختصاص شماره پیگیری منحصر به فرد.  طبقه‌بندی اولیه مطالبات بر اساس موضوع و اولویت. 

1.2 واحد تحلیل و ارزیابی: تحلیل و ارزیابی مطالبات دریافتی با توجه به قوانین و مقررات شهری. اولویت‌بندی مطالبات بر اساس اهمیت، فوریت و تأثیر آن بر شهروندان. تهیه گزارش‌های تحلیلی برای کمیسیون‌های تخصصی. 

1.3 واحد ارتباط با شهروندان:  پاسخگویی به سوالات و ابهامات شهروندان به صورت شفاف و دقیق. اطلاع‌رسانی به شهروندان در خصوص روند رسیدگی به مطالبات و نتایج حاصل شده. برگزاری جلسات منظم با نمایندگان محلات به منظور تعامل بیشتر با شهروندان.

۲. نقش کمیسیون‌های تخصصی شورای شهر

کمیسیون ماده ۵: بررسی و تصمیم‌گیری در خصوص تغییر کاربری اراضی و صدور پروانه ساختمانی.

کمیسیون ۷: رسیدگی به تخلفات ساختمانی و کمیسیون‌های انضباطی.

کمیسیون ۹: رسیدگی به امور شهرسازی و معماری.

کمیسیون ۵۵: بررسی و تصویب طرح‌های جامع و تفصیلی.

کمیسیون ۷۷: رسیدگی به امور خدمات شهری و محیط زیست.

کمیسیون ۹۹: رسیدگی به امور فرهنگی و اجتماعی.

کمیسیون ۱۰۰: رسیدگی به تخلفات ساختمانی و کمیسیون‌های انضباطی.

سایر کمیسیون‌ها: بررسی سایر موضوعات مرتبط با مطالبات شهروندان.

۳. نقش شورا‌یاران تخصصی

جمع‌آوری مطالبات: جمع‌آوری مطالبات شهروندان در سطح محلات و انتقال آن‌ها به دبیرخانه.

ارائه نظرات کارشناسی: ارائه نظرات کارشناسی در خصوص مطالبات مطرح شده.

پیگیری اجرای تصمیمات: پیگیری اجرای تصمیمات اتخاذ شده در سطح محلات.

ارتباط با کمیسیون‌های تخصصی: برقراری ارتباط مستمر با کمیسیون‌های تخصصی برای تسریع در روند رسیدگی به مطالبات.

۴. فرآیند رسیدگی به مطالبات

ثبت مطالبه توسط شهروند

ثبت در سامانه و اختصاص شماره پیگیری

تحلیل و ارزیابی مطالبه توسط واحد تحلیل و ارزیابی

ارجاع به کمیسیون تخصصی مرتبط

بررسی و تصمیم‌گیری در کمیسیون تخصصی

ابلاغ تصمیم به واحد اجرایی

پیگیری اجرای تصمیم و اطلاع‌رسانی به شهروند

۵. تامین منابع مالی

بودجه شهرداری: اختصاص بخشی از بودجه جاری شهرداری به دبیرخانه.

عوارض و درآمدهای پایدار: استفاده از بخشی از عوارض و درآمدهای پایدار شهرداری.

کمک‌های خیرین: جذب کمک‌های خیرین برای اجرای پروژه‌های عمرانی و اجتماعی.

استفاده از ظرفیت‌های بخش خصوصی: مشارکت بخش خصوصی در اجرای برخی از پروژه‌ها.

۶. فناوری اطلاعات

سامانه جامع: طراحی و پیاده‌سازی یک سامانه جامع و کاربرپسند برای ثبت، پیگیری و مدیریت مطالبات.

پورتال شهروندی: ایجاد یک پورتال الکترونیکی برای دسترسی آسان شهروندان به اطلاعات و خدمات دبیرخانه.

اپلیکیشن موبایل: توسعه یک اپلیکیشن موبایل برای ثبت و پیگیری مطالبات از طریق تلفن همراه.

۷. آموزش و ارتقاء ظرفیت‌ها

آموزش کارکنان دبیرخانه: برگزاری دوره‌های آموزشی در زمینه‌های ارتباط با مشتری، مدیریت اطلاعات، و قوانین و مقررات مرتبط.

آموزش شورا‌یاران: برگزاری دوره‌های آموزشی برای افزایش آگاهی شورا‌یاران از فرآیند رسیدگی به مطالبات و نقش آن‌ها در این فرآیند.

۸. ارزیابی عملکرد

شاخص‌های ارزیابی: زمان متوسط رسیدگی به هر مطالبه، درصد رضایت‌مندی شهروندان، تعداد مطالبات حل شده.

نظرسنجی از شهروندان: برگزاری نظرسنجی‌های دوره‌ای برای سنجش میزان رضایت‌مندی شهروندان از خدمات ارائه شده.

گزارش‌دهی به شورای شهر: ارائه گزارش‌های دوره‌ای به شورای شهر در مورد عملکرد دبیرخانه و پیشرفت فعالیت‌ها.

♻️نتیجه‌گیری

با اجرای این طرح جامع، می‌توان به ایجاد یک سیستم کارآمد و شفاف برای رسیدگی به مطالبات مردمی دست یافت. این سیستم با اولویت‌بندی مطالبات بر اساس نیازهای شهروندان و با بهره‌گیری از ظرفیت‌های مختلف، می‌تواند به بهبود کیفیت زندگی شهروندان و توسعه پایدار شهر کمک کند.

✴توجه:

با اجرای این طرح، شورای محترم شهر بهار می‌تواند به عنوان الگویی موفق در زمینه مشارکت مردمی و شفافیت در تصمیم‌گیری‌ها در سطح استان و حتی سطح کشور مطرح شود.

مهدی رهنما_فعال مدنی